Administratif Ref. R06-03

Une Assistante de Direction

Caractéristiques du poste

Contexte

MISSION GÉNÉRALE

• Organiser la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers,

• Assurer le suivi de dossiers spécifiques,

• L’assistante de direction assure le secrétariat  :

 

- du  directeur des coopérations et des relations internationales, et directeur délégué du pôle biologie et de la filière Cancérologie, 

- du directeur chargé de mission « nouveau Centre Hospitalier Universitaire ».

 

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

Le directeur des coopérations et relations internationales assure en lien étroit avec la direction générale et la direction des affaires médicales, le pilotage institutionnel des projets de coopérations territoriales, régionales, nationales et internationales. Pour ce faire, il s’appuie sur les directions déléguées pôles et projets pour décliner les modalités et la mise en œuvre de ces coopérations. Il coordonne son action en lien avec les établissements partenaires, et est l’interlocuteur des chefs d’établissement des hôpitaux membres du GHT et les autres établissements avec lesquels le CHU mène des coopérations. 

Le directeur adjoint chargé de mission « nouveau Centre Hospitalier Universitaire » coordonne l’élaboration et la mise en œuvre du schéma directeur immobilier dans toutes les phases du projet : diagnostic, scénarios, validations, élaboration du document final. 

Les directeurs délégués pôles et projets ont délégation de la directrice générale pour accompagner les pôles qui lui sont rattachés dans la gestion de leurs projets, l’optimisation de leurs moyens et l’évolution de leurs activités. Ils sont également responsables de projets et missions dont la mise en œuvre et le suivi lui sont confiées par la Directrice générale. 

 

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme :

• Le directeur chargé des coopérations et des relations internationales, et délégué auprès du pôle biologie et de la filière cancérologie,

• Le directeur chargé de mission « nouveau Centre Hospitalier Universitaire ».

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES :

• Les directeurs fonctionnels,

• Les directeurs des soins délégués aux pôles,

• Les chefs de pôles et chefs de service,

• Les assistants de gestion,

• Les cadres supérieurs de santé et cadres de santé,

• Les contrôleurs de gestion,

• Les assistantes de direction.

 

 

 

 

Mission

ACTIVITES

MISSIONS – Activités principales

• Assurer le secrétariat du directeur des coopérations et des relations internationales, de la direction déléguée du pôle Biologie et de la filière cancérologie, et du directeur chargé de mission « nouveau Centre Hospitalier Universitaire » :

 Accueil physique des personnes internes et externes,

 Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques,

 Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, dossiers et mails de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),

 Gestion et enregistrement des courriers/mails « départ » et « arrivée »,

 Etablissement des ordres de missions et états de frais de déplacements,

 Classement, archivage,

 Reproduction de documents,

 Gestion logistique de la direction.

• Assurer la gestion des agendas du directeur des coopérations et des relations internationales, du directeur délégué du pôle biologie et du directeur chargé de mission schéma directeur immobilier, et l’organisation de réunions :

 Prise de rendez-vous et tenue de l’agenda des directeurs,

 Planification et organisation de réunions pour les directeurs (réservation de salles, coordination de l’ordre du jour, envoi convocation et diffusion de comptes-rendus),

 Gestion des déplacements extérieurs.

• Suivi des dossiers dont les directeurs ont la responsabilité :

 Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants,

 Gestion de dossiers spécifiques à la demande du directeur référent.

Exigences du poste

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) :

• Diplôme niveau Bac + 2 de secrétaire ou assistante de direction ou équivalent

• Expérience en gestion administrative

EXPÉRIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITÉE(S) :

• Expérience antérieure et confirmée en secrétariat de direction

• Maitrise des outils bureautiques 

QUALITÉS REQUISES ET SAVOIR FAIRE REQUIS :

• Utiliser les outils bureautiques

• Savoir travailler en équipe

• Filtrer, orienter les appels, renseigner les interlocuteurs internes et externes

• S’exprimer aisément et clairement et rédiger les messages de façon synthétique

• Rédiger et mettre en forme les documents de façon autonome

• Organiser, prioriser et planifier les tâches confiées et assurer un suivi rigoureux des dossiers en cours

• Définir le plan de classement avec les outils mis à disposition 

CONDITIONS D’EXERCICE :

• Poste à temps plein

• Durée journalière de travail : 7H30 du lundi au vendredi

• Lieu d’exercice : RDC du bâtiment administration générale 

• Horaires : Les secrétaires de la Direction Pôles et Projets de Pontchaillou assurent la continuité de l’ensemble des missions du secrétariat de 8H15 à 18H00 selon les 3 types d’horaires définis. 

• La prise de congés doit être en adéquation avec le niveau d’activité de la direction pôles et projets.

• Poste de catégorie C

• Merci d'indiquer vos prétentions salariales et délais de préavis