Un Poste de Secrétaire de la Direction de la Recherche et de l'Innovation

ACTIVITÉS

MISSIONS

• Secrétariat de la Direction de la Recherche

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion des agendas

• Organisation et suivi des agendas de la DRI (Directeurs et adjoints du Directeurs): planification des réunions, gestion de l’agenda du Directeur de la Recherche et de l’Innovation (rendez-vous, préparation des dossiers)

• Rappel des rendez-vous et des réunions en cas de besoin

• Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous 

Gestion du courrier et des mails  

• Réception du courrier, enregistrement  et diffusion aux destinataires

• Réception et suivi des courriers mis à la signature du Directeur de la DRI

• Enregistrement et expédition des courriers «départs»

• Gestion de la boîte mail générique DRI

Accueil

• Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques 

• Accueil et orientation des personnes se présentant au secrétariat

Organisation et préparation des réunions, déplacements à l’extérieur

• Planification en lien avec l’ensemble des participants (date, heure, lieu)

• Réservation des salles de réunions et ordinateurs portables, gestion des connexions de téléconférence ou visioconférences

• Etablissement  et expédition des invitations

• Pour les déplacements à l’extérieur, préparation et suivi des ordres de mission, titres de transport, états de frais de déplacement

Dactylographie et mise en forme de documents

• Dactylographie et mise en forme des courriers, notes, comptes rendus de réunions et de tout document de travail, en application de la charte graphique du CHU, à partir de brouillons manuscrits, d’informations dictées ou électroniques

• Réalisation de diaporamas pour la présentation de dossiers en réunions

• Rédaction et mise en forme de lettres courantes

Tenue des dossiers, classement et archivage

• Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants

• Recherche d’information et de documentation

• Création de dossiers

• Classement des courriers et des documents dans les dossiers en veillant à la structuration logique des dossiers et des  sous-dossiers (dossiers physiques et dossiers informatiques)

• Maintien et suivi de la nomenclature de classement 

• Archivage des dossiers 

Gestion des commandes et fournitures ainsi que des demandes d’intervention des services techniques

Publications sur le site intranet du CHU

• Publication des appels à projets Innovation

Organisation et fonctionnement du secrétariat

• Participation aux réunions de service

• Présentation de l’avancement des dossiers

• Proposition de toute mesure susceptible d’améliorer le fonctionnement

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Diplôme Bac +2 de secrétaire ou assistante de direction ou équivalent

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITÉE(S)

EXPÉRIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Expérience antérieure et confirmée en secrétariat de direction

• Connaissance de l'environnement local, régional et national de la recherche clinique

• Connaissance générale des activités des services médicaux et médicotechniques de l’établissement

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) 

• Expérience de la mise à jour de site web

• Connaissance en anglais souhaitée : lu, écrit, parlé

QUALITES REQUISES

• Esprit d’anticipation, réactivité et proactivité

• Rigueur professionnelle

• Fiabilité dans l’exécution des tâches

• Capacité d’organisation et de responsabilité (respect des délais)

• Aptitude à gérer sa charge de travail et à rendre compte

• Autonomie dans son travail 

• Capacité à travailler en équipe multidisciplinaire : comprendre les logiques et objectifs d’acteurs aux cultures professionnelles différentes

• Esprit d’équipe

• Qualités relationnelles certaines

• Sens des responsabilités et disponibilité

• Discrétion (devoir de réserve)

• Qualités de communication orale, téléphonique et écrite

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

• Démarche qualité (analyse, formalisation et application de procédures, contrôles, résolution de problèmes…)