Un Poste de Gestionnaire pour l'Accueil et la Gestion Administrative au Bureau des Entrées

ACTIVITES

MISSIONS

Assurer l’accueil et l’orientation des usagers, la prise en charge administrative des hospitalisations et des consultations en lien avec les services de soins

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Accueillir et renseigner les patients et accompagnants, les services de secours, les transports sanitaires, en lien avec l’IAO,

• Créer les dossiers administratifs (création de l’identité, de la venue, débiteurs, droits sociaux …) des admissions à l’UMCA, gérer les modalités de

prise en charge financière (recherche des débiteurs, demande de prise en charge pour les patients étrangers), analyse et traitement des refus de prise en charge par les caisses et des réclamations par les patients, traitement des rejets de facturation,

• Collecter les informations manquantes auprès des patients ou des accompagnants, au plus tard à la sortie,

• Créer les dossiers administratifs pour les entrées en urgence pour les unités de soins du CHU, le soir et la nuit (à l’exception des urgences cardiologique, pédiatriques et gynécologiques) 

• Réaliser les entrées en procédure dégradée, et en cas de plan blanc

• Prendre en charge les dépôts des patients de l’UMCA et autres unités si besoin

• Rendre compte à l’adjoint des cadres chargé du secteur des difficultés et conditions d’exercice,

• Alerter l’adjoint de cadres lors de prises en charge des patients étrangers, par messagerie 

• Alerter l’assistante socio-éducative du secteur pour les patients sans couverture sociale, par messagerie

• Assurer le contact avec les unités de soins pour les sorties, les mouvements, les certificats médicaux et renseignements divers,

• Traiter le contentieux en facturation, pour les secteurs confiés par l’encadrement,

• Encaisser les consultations et les actes (externes publiques)

• Classer les dossiers et archiver les documents.

• Assurer l’accueil téléphonique, en lien avec le standard téléphonique du CHU, 

• Assurer l’ouverture des portes de l’UMCA : portes de sortie + entrée des ambulanciers 

• Participer aux actions définies dans le cadre du Plan Blanc 

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• BTS SP3S, Bacpro secrétariat, bac ST2S, baccalauréat général, ou expérience dans un secteur similaire 

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITÉE(S)

• Formation en techniques de gestion et outils bureautiques (Word, excel, outlook)

• Connaissance des règles de gestion et de facturation

• Connaissance des règles d’identitovigilance

EXPÉRIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Intérêt pour les relations avec le public

• Connaissances en techniques de gestion et utilisation des outils bureautiques

• Connaissance des règles de la facturation des dossiers patients

• Connaissance de l’organisation interne du CHU

• Maîtrise des outils informatiques pour la gestion des dossiers (Convergence)

QUALITÉS REQUISES

• Aptitude à l’accueil des patients, des familles, et des professionnels de santé

• Tact, diplomatie, maîtrise de soi, discrétion dans le travail

• Rigueur, adaptabilité, et sens de l’initiative

• Esprit d’équipe et disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

• La couverture horaire de ce poste est de 07h00 à 21h00, du lundi au dimanche, par roulement.

•  Salaire selon la grille de la fonction Publique hospitalière :  Adjoint Administratif