Administratif Ref. R10-01
Un Poste d'Assistant de Formation
Caractéristiques du poste
Contexte
LOCALISATION ET RATTACHEMENT
PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE
• La Délégation à la Formation Continue est rattachée à la Direction des Ressources Humaines – Equipe composée de 10 personnes : 1 Responsable de la Délégation à la Formation Continue – 2 Conseillers formation – 1 Responsable secteur financier – 5 Assistantes de formation – 1 Gestionnaire de la logistique
LIEU D’EXERCICE
• CHU de Rennes – Délégation à la formation continue - Pontchaillou
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme
• Responsable Délégation à la formation continue
. Directrice adjointe des ressources humaines
RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES
En Interne :
* Conseillers formation continue (CFC), Responsable secteur financier et Responsable Délégation à la formation
continue
* Pôles de soins et médico-techniques
* CESU – CPIAS - CRAVS
* Directions Instituts de formation et écoles
En Externe : * Association Nationale pour la Formation des Hospitaliers (A.N.F.H)
* Trésorerie
* Prestataires et organismes de formation extérieurs, ANDPC
* Etablissements publics ou privés extérieurs
* Etablissements du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Haute Bretagne
* Libéraux
Mission
ACTIVITÉS
MISSIONS
• Participation à la mise en œuvre de la politique de formation professionnelle pour tous les personnels médicaux et non médicaux du CHU et du GHT Haute Bretagne
• Participation au développement des activités du Centre de formation du CHU
ACTIVITES PRINCIPALES
• Utilisation quotidienne du logiciel de suivi des formations Gesform et de l’outil de gestion des formations inter-hospitalières
• Assure le secrétariat des CFC pour l’ensemble des documents liés aux actions de formation
• Est responsable des aspects administratifs et logistiques de l’action de formation :
* accueil physique et téléphonique
* information du public (personnel médical et non médical interne ou externe)
* relations avec les formateurs et stagiaires
* accueil des stagiaires, conférenciers dans le cadre des formations, journées évènementielles, congrès…
* envoi et suivi de cahiers des charges pour consultation d’organismes
pour le suivi des actions…)
remboursement, titres de recettes aux établissements ou stagiaires extérieurs…)
* point dossiers avec les CFC
* envoi du courrier
* archivage des dossiers
* suivi logistique et pédagogique des actions de formation (constitution de la documentation pédagogique interne,
réapprovisionnement…) en lien avec la Gestionnaire de la logistique,
* participe ponctuellement à l’évaluation à chaud des formations
• Participe aux réunions internes avec rédaction de comptes rendus (commission de formation, commission DPC…)
• Rédaction et suivi de conventions avec des établissements extérieurs
• Suivi administratif des contrats des formateurs internes et externes
• Enregistrement du courrier arrivé
• Participation à la mise à jour des procédures qualité de la DFC
ACTIVITES SPECIFIQUES
• Gestion du secrétariat de direction : organisation de réunions en lien avec le calendrier des activités de la DFC, gestion des agendas de la Responsable de la DFC et des Conseillers formation, gestion des commandes fournitures…
• Gestion des dispositifs individuels (Préparation aux concours, études promotionnelles, formations diplômantes : masters, DU/DIU, bilan de compétences, congé de formation professionnelle, validation des acquis de l’expérience…)
• Participation à l’élaboration du catalogue de formation (mise en forme)
Exigences du poste
EXIGENCES DU POSTE
DIPLÔMES OU EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES REQUIS OU SOUHAITES
• BTS assistant(e) manager ou diplôme équivalent
• Ou expérience dans la fonction d’assistant(e)
CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES REQUISES OU SOUHAITÉES
• La réglementation concernant la formation continue
• Pack Office
• Gesform (gestion formation) - Agirh (gestion du personnel) - Pastel convergences (titres de recettes)
• Logiciel SPHINX - Logiciel Training Orchestra
QUALITES REQUISES
• Rigueur et organisation
• Esprit d’équipe
• Qualités relationnelles : sens de l’accueil
• Qualités d’analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles
•Discrétion (respect du secret professionnel) / confidentialité
• Disponibilité
CONDITIONS D’EXERCICE
• Poste à 100 % – Amplitude du service : 8 h 00 – 17 h 30 - Durée d’exercice sur le poste : 3 à 5 ans
Votre lettre de motivation et votre curriculum vitae sont à adresser à :
dp-recrutement@chu-rennes.fr.
Mentionner sur votre courrier la référence suivante R10-01.
Vous devrez préciser vos prétentions salariales et votre délai de préavis le cas échéant