Un Poste d'Assistant de Formation

ACTIVITÉS

MISSIONS 

• Participation à la mise en œuvre de la politique de formation professionnelle pour tous les personnels médicaux et non médicaux du CHU et du GHT Haute Bretagne

• Participation au développement des activités du Centre de formation du CHU 

ACTIVITES PRINCIPALES 

• Utilisation quotidienne du logiciel de suivi des formations Gesform et de l’outil de gestion des formations inter-hospitalières

• Assure le secrétariat des CFC  pour l’ensemble des documents liés aux actions de formation

• Est responsable des aspects administratifs et logistiques de l’action de formation : 

*  accueil physique et téléphonique 

* information du public (personnel médical et non médical interne ou externe)

* relations avec les formateurs et stagiaires

* accueil des stagiaires, conférenciers dans le cadre des formations, journées évènementielles, congrès…

* envoi et suivi de cahiers des charges pour consultation d’organismes

  pour le suivi des actions…)

  remboursement, titres de recettes aux établissements ou stagiaires extérieurs…)

* point dossiers avec les CFC

* envoi du courrier

* archivage des dossiers

* suivi logistique et pédagogique des actions de formation (constitution de la documentation pédagogique interne,

 réapprovisionnement…) en lien avec la Gestionnaire de la logistique,

* participe ponctuellement à l’évaluation à chaud des formations

• Participe aux réunions internes avec rédaction de comptes rendus (commission de formation, commission DPC…)

• Rédaction et suivi de conventions avec des établissements extérieurs 

• Suivi administratif des contrats des formateurs internes et externes

• Enregistrement du courrier arrivé

• Participation à la mise à jour des procédures qualité de la DFC

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Gestion du secrétariat de direction : organisation de réunions en lien avec le calendrier des activités de la DFC, gestion des agendas de la Responsable de la DFC et des Conseillers formation, gestion des commandes fournitures…

• Gestion des dispositifs individuels (Préparation aux concours, études promotionnelles, formations diplômantes : masters, DU/DIU, bilan de compétences, congé de formation professionnelle, validation des acquis de l’expérience…)

• Participation à l’élaboration du catalogue de formation (mise en forme)

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔMES OU EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES  REQUIS OU SOUHAITES

• BTS assistant(e) manager ou diplôme équivalent

• Ou expérience dans la fonction d’assistant(e) 

CONNAISSANCES  ET EXPÉRIENCES REQUISES OU SOUHAITÉES

• La réglementation concernant la formation continue 

• Pack Office

• Gesform (gestion formation) - Agirh (gestion du personnel)  - Pastel convergences (titres de recettes)

• Logiciel SPHINX - Logiciel Training Orchestra

QUALITES REQUISES

• Rigueur et organisation

• Esprit d’équipe

• Qualités relationnelles : sens de l’accueil

• Qualités d’analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles

•Discrétion (respect du secret professionnel) / confidentialité

• Disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à 100 %  – Amplitude du service : 8 h 00 – 17 h 30   -   Durée d’exercice sur le poste : 3 à 5 ans