Gestionnaire Etudiants Médicaux Coopérations et relations internationales

ACTIVITES PRINCIPALES

Le gestionnaire est chargé des opérations de gestion des activités de son secteur (carrière, paie, facturation…) et met en œuvre les orientations stratégiques sous la responsabilité directe de l’adjoint des cadres et en lien avec l’autre gestionnaire de son secteur. Il tient à jour les différents outils de reporting et de suivi de la Direction sur les activités qui le concerne.

• GESTION DES CONVENTIONS / COOPÉRATIONS

Sous la responsabilité de l’ACH, il assure le suivi des conventions / coopérations :

- Rédaction de certaines conventions et de leurs avenants  

- Mise à jour des outils de suivi des conventions

- Élaboration des titres de recettes dans le cadre des conventions de mise à disposition et de la liquidation des factures en lien avec diverses conventions et suivi de leur mandatement

Il peut s’agir des conventions suivantes :

 conventions relatives à l’accueil des internes 

 conventions d’assistants spécialistes et praticiens hospitaliers partagés

 conventions de mise à disposition de praticiens H et HU

 contrats de participation de praticiens libéraux (médecins libéraux)

 Suivi des structures de coopération : GCS, FMIH

 Conventions de formation

 Conventions de stage pour les stagiaires observateurs, DFMS, associés et fellowship

- Gestion des aspects financiers liés aux conventions de mise à disposition :

- Conventions « dépenses »

Vérifier les éléments facturés par les établissements extérieurs,

Liquider puis mandater les factures (Magh2)

- Conventions « recettes »

Collecter les états de présence auprès des établissements extérieurs le cas échéant,

Calculer les éléments à facturer en fonction des règles définies dans les conventions,

Etablir les factures afférentes, et saisir les titres de recettes afférents sur Pastel (convergence)

Pour toutes les opérations de gestion liées aux conventions, assurer les liens avec la Direction des Finances et du Système d’information et la Trésorerie principale.

• GESTION DE L’ACTIVITE LIBERALE DES PRATICIENS DU CHU

Sous la responsabilité de l’ACH, il assure le suivi de l’activité libérale (hors contrat)

- Collecte des assurances personnelles des praticiens hospitalier exerçant une AL une fois le contrat signé par l’ARS et annuellement

- Veille sur le respect de l’affichage réglementaire des honoraires pratiqués dans le cadre de l’AL, et mise à jour

- Collecte des déclarations d’activité des praticiens exerçant une activité libérale,

- Vérification et réalisation du reporting des éléments déclarés (actes en quantité et en regroupement, honoraires associés)

- Calcul de la redevance trimestrielle et saisie des titres de recettes afférents

- Production des statistiques et synthèses destinés à figurer dans le rapport annuel de l’activité libérale

• GESTION DE LA CARRIÈRE ET DE LA PAIE DES ETUDIANTS MÉDICAUX (Etudiants de 2e et 3e cycle)

Sous la responsabilité de l’ACH, il est responsable de la gestion des carrières et de la paie des étudiants médicaux (étudiants de 2e cycle et internes)

- Mise en place des éléments préparatoires aux rentrées et organisation des journées d’accueil des internes (pré-rentrée)

- Gestion des rentrées des étudiants en médecine, pharmacie, odontologie et maïeutique (fiche de renseignements, note d’information, imprimé de changement de régime,…)

- Mise à jour des tableaux de suivi des effectifs d’internes par service, par spécialité et par établissement et mise à jour de la base de postes d’internes par service.

- Gestion des post-internats, des échanges HUGO, des stages hors-subdivisions, des années recherches et des remplacements d’été (FFI)

- Gestion des conventions relatives à l’accueil des étudiants de 2e cycle et des internes

- Gestion quotidienne des éléments de carrière (dossiers, affectations, statuts…) et de la saisie et du traitement des variables de paie pour les étudiants médicaux (étudiants de 2e cycle et internes), notamment : 

- Etablissement des décisions de nominations des internes de la subdivision de Rennes

- Etablissement des attestations de fonctions des étudiants de 2e cycle en début d’année universitaire pour la CPAM

- Gestion des présences des étudiants en pharmacie à la rentrée et à chaque quadrimestre (feuilles de présence)

- Création et mise à jour des dossiers sur AGIRH (échelons, adresse, affectation, situation familiale, RIB, …)

- Saisie après vérification des éléments variables de paie : arrêts de travail, forçages de paie, cotisations diverses, participation patronale aux frais de transports domicile-travail, indemnité forfaitaire de transport, indemnité forfaitaire d’hébergement, etc.

- Gestion des congés sans solde des étudiants de 2e cycle

- Gestion du dispositif du monitorat pour les étudiants de 2e cycle (rédaction des contrats, collecte des relevés d’heures auprès des responsables médicaux du monitorat et saisie des indemnités afférentes aux heures effectuées)

- Calcul et versement des acomptes et avances sur salaire,

- Préparation et transmission des états de paie destinés à la Trésorerie

- Etablissement de différentes attestations (attestations de présence, de salaire, etc…), 

- Déclaration des arrêts et des accidents du travail à la CPAM

- Gestion des aspects financiers liés aux étudiants médicaux (étudiants de 2e cycle et internes):

- Liquidation au bénéfice des établissements financés en DAF de la dotation MERRI reçue par le CHU au titre de la participation au financement des internes qu’ils accueillent (après notification du financement par arrêté du DGARS), 

- Liquidation au bénéfice de l’Université de Rennes1 de la dotation MERRI reçue par le CHU relative à l’indemnisation des maîtres de stages des internes et des étudiants (après notification du financement par arrêté du DGARS), 

- Facturation des coûts salariaux des internes et des étudiants accueillis en stage dans les établissements extérieurs 

Etablissement des fiches individuelles, et de l’état récapitulatif par établissement, 

Saisie des titres de recettes dans Pastel (Convergence) 

Liens nécessaires avec les établissements d’accueil et la Trésorerie principale 

- Etablissement des états récapitulatifs des coûts salariaux et indemnitaires pris en charge en totalité par l’ARS relatifs aux internes et aux étudiants en stage extra-hospitalier (stages chez le praticien, stages SASPAS, année recherche, et stages extra-hospitaliers)

- Suivi de la perception des recettes

• SUIVI BUDGETAIRE ET FINANCIER, TRAVAUX STATISTIQUES

Il participe, en lien avec l’ACH, au suivi budgétaire et financier ainsi qu’aux enquêtes et  travaux statistiques

Il réalisé les opérations de contrôle interne aux échéances prévues et trace les résultats des contrôles réalisés.

• CLASSEMENT – ARCHIVAGE

Il est responsable du classement et de l’archivage des dossiers dont il est le gestionnaire.

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

Baccalauréat gestion administrative

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)

Connaissance des applications bureautiques Excel et Word

EXPERIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

Connaissance de l’applicatif de GRH : Agirh Noyau

Connaissance de l’applicatif de gestion budgétaire et financière : Magh2

Connaissance du module recettes Pastel de l’applicatif Convergence

Connaissance de l’utilisation du portail Net-Entreprises (Sécurité Sociale) 

Bonne appréhension du logiciel de requêtage Business Object Webi

QUALITES REQUISES

• Loyauté

• Rigueur

• Discrétion

• Sens de l’organisation et de l’anticipation

• Esprit d’équipe

• Esprit d’initiative

• Qualités relationnelles

CONDITIONS D’EXERCICE

Poste catégorie C : Adjoint administratif

Poste à temps plein

Organisation des horaires avec le deuxième gestionnaire du secteur pour assurer une présence de 8h15 à 17h

Poste nécessitant une flexibilité horaire lors des périodes annuelles à l’activité plus prononcée (campagnes / clôture budgétaire)

Permanences par roulement avec les autres adjoints administratifs et secrétaires de la Direction sur un horaire 10 heures – 18 heures