Administratif Ref. R06-06

Chargé des étudiants Médicaux, des coopérations et des relations internationales

Caractéristiques du poste

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

LIEU D’EXERCICE

Direction des Affaires Médicales – Site Pontchaillou

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

Attaché d’Administration Hospitalière

Directeur des Affaires Médicales

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Direction des coopérations et des relations internationales

• Cellule de contrôle de gestion commune DRH/DAM

• Direction générale

• Directions fonctionnelles et directions déléguées auprès des pôles

• Responsables médicaux de pôle, chefs de service et praticiens

• Collaborateurs et partenaires de la DAM et de la DCRI

• Université, facultés

• Etablissements publics et privés du territoire n°5 et de la région

• Partenaires extérieurs (ARS, Trésorerie, Conseil de l’ordre,…)

 

 

 

 

Mission

ACTIVITES

MISSIONS

Encadrement de proximité du secteur étudiants médicaux, coopérations et relations internationales.
Conduite des dossiers spécifiques pour le secteur : activité libérale, médecins libéraux, campagnes de recrutements (externes, internes, postes partagés…).
Encadrement de la facturation.
Suivi budgétaire et financier : masse salariale, dépenses de titre 3, recettes diverses, redevance de l’activité libérale.
Réalisation de travaux statistiques.

ACTIVITÉS PRINCIPALES 

Le chargé des étudiants médicaux, des coopérations et des relations internationale soutient l’AAH dans le déploiement des orientations données par la Direction, assure un encadrement de proximité et contrôle les activités réalisées dans le secteur étudiants médicaux, coopérations et relations internationales de la Direction.
Il encadre et s’assure de la bonne gestion courante des missions des adjoints administratifs de son secteur. Il s’assure de la bonne tenue des outils de reporting et de la transmission des informations, en lien avec l’attaché d’administration hospitalière, et si nécessaire les AAH et adjoints des cadres des autres secteurs.

SOUS LA RESPONSABILITE DU DIRECTEUR DES AFFAIRES MEDICALES :

Les activités suivantes sont assurées sous l’autorité  et en soutien de l’AAH coopérations dans les domaines des étudiants médicaux, des conventions et des coopérations médicales

1) GESTION DE L’ACTIVITE DU SECTEUR

• Il est responsable de la mise en œuvre des conventions de coopération gérées par la DAM à toutes les étapes
- Conventions et Avenants  
- Suivi administratif et financier
- Gestion des recettes et des dépenses associées : superviser l’élaboration des titres de recettes dans le cadre des conventions de mise à disposition et la liquidation des factures en lien avec diverses conventions /mandatement

Il peut notamment  s’agir des conventions suivantes :

 conventions relatives à l’accueil des internes 
 conventions d’assistants spécialistes et praticiens hospitaliers partagés
 conventions de mise à disposition de praticiens H et HU
 contrats de participation de praticiens libéraux (médecins libéraux)
 Suivi des structures de coopération : GCS, FMIH
 Conventions de formation
 Conventions de stage pour les stagiaires observateurs, DFMS, associés et fellowship
• Il pilote le suivi et contrôle l’activité libérale (hors contrat)
- Collecte des assurances personnels des praticiens hospitalier exerçant une AL une fois le contrat signé par l’ARS et annuellement
- Veille sur le respect de l’affichage réglementaire des honoraires pratiqués dans le cadre de l’AL, et mise à jour
- Collecte des déclarations d’activité des praticiens exerçant une activité libérale,
- Vérification et réalisation du reporting des éléments déclarés (actes en quantité et en regroupement, honoraires associés)
- Supervision du calcul de la redevance trimestrielle et de la saisie des titres de recettes afférents
- Coordination de la production des statistiques et synthèses destinés à figurer dans le rapport annuel de l’activité libérale
- Coordination et réalisation des contrôles destinés à figurer dans le rapport annuel de l’activité libérale
• Il est responsable de la gestion des carrières et de la paie des étudiants médicaux
- Coordination des différentes rentrées : étudiants, internes
- Tenue des effectifs cibles d’internes par service, par spécialité et par établissement et mise à jour de la base de postes d’internes par service. Garantie des équilibres en effectifs dans le cadre des semestres d’internat.
- Gestion des conventions relatives à l’accueil des internes
- Supervision de la gestion des éléments de carrière (dossiers, affectations, statuts…) et de la saisie et du traitement des éléments spécifiques aux étudiants médicaux (échelons, indemnité forfaitaire de transport, indemnité forfaitaire hébergement…)
- Suivi et optimisation de la gestion budgétaire et financière des postes et des dépenses de personnels en études médicales et dans les cursus (2ème et 3ème cycle)
- Pilotage de la perception des recettes et du transfert des crédits pour le secteur 
Le chargé des étudiants médicaux pourra s’appuyer sur l’adjoint des cadres du secteur carrières et paie concernant les questions relatives aux logiciels de paie et aux contrôles spécifiques dans ce domaine pour lequel l’adjoint des cadres « carrières et paie senior » sera le référent pour toute la Direction. Il sera toutefois chargé de centraliser les interrogations des gestionnaires sur ces points.
2) GESTION DES INSTANCES MEDICALES 
Le chargé des étudiants médicaux assure l’organisation et la bonne gestion des commissions de l’activité libérale et de la Commission DPC Inter-CHU, en amont et en aval de la réunion. Il réalise, en lien avec l’AAH :
• La préparation de l’OJ et logistique (avec sec.)
• La participation à chaque séance
• La rédaction des procès-verbaux (soumis ensuite au DAM)
• La gestion de l’instance (animation, élections, nominations)
3) GESTION DES FACTURATIONS (REFERENT INTER-SECTEURS)
• Référent pour l’ensemble des adjoints des cadres des secteurs de la DAM sur les questions de facturations (dépenses et recettes). Il leur apporte notamment son soutien pour la conduite de projets, la mise en œuvre de modifications règlementaires, et la maîtrise des logiciels principaux dans ce domaine.
• Déploiement des actions de sécurisation de la facturation : contrôles internes, processus de certification des comptes
4) GESTION BUDGETAIRE
En lien étroit avec l’attaché du secteur, il assure la bonne tenue des outils de reporting et construit avec l’AAH, les éléments de suivi et de justification budgétaires et financiers du T3, et du T1 pour la partie étudiants médicaux, à toutes les étapes du processus budgétaire (prévision, réalisation, analyse des écarts…) :
• Gestion des crédits
• Gestion des recettes 
• Gestion des dépenses

5) EVALUATION, ENQUETES ET STATISTIQUES

Le chargé des étudiants médicaux contribue aux travaux à destination statistique, de benchmark ou de reporting conduits par l’AAH :
•Collecter, vérifier, commenter le cas échéant les informations destinées à alimenter des enquêtes à caractère ponctuel ou répétitif, initiées au plan national (Ministère, DGOS, conférence des DG de CHU, conférence des DAM de CHU), ou au plan régional (ARS, conférence des DAM de Bretagne, etc),
• Requêter, traiter et analyser les données pour répondre aux diverses demandes en interne

6) ANALYSE DE GESTION 

En lien avec l’AAH, il participe à la collecte et la mise en forme de l’information sollicitée par le directeur des affaires médicales (requêtes BO sur l’activité, les effectifs partagés, les mouvements de population, la démographie, les coûts,…)

SOUS LA RESPONSABILITE DU DIRECTEUR EN CHARGE DES COOPERATIONS ET DES RELATIONS INTERNATIONALES

Les activités suivantes sont assurées sous l’autorité  et en soutien de l’AAH coopérations dans les domaines des coopérations territoriales et internationales
Il intervient principalement en soutien interne sur ce volet sans devenir une « porte d’entrée » pour les interlocuteurs extérieurs afin qu’il puisse se mobiliser sur l’ensemble de ses missions.
1) GESTION DE L’ACTIVITE DU SECTEUR
Il est responsable, en lien avec l’AAH, de la mise en œuvre des conventions de coopération territoriales, régionales, nationales et internationales gérées par la DCRI à toutes les étapes
- Conventions et avenants  
- Suivi administratif et financier
- Gestion des recettes et des dépenses associées : superviser l’élaboration des titres de recettes dans le cadre des conventions de mise à disposition et la liquidation des factures en lien avec diverses conventions /mandatement
- Mise à jour du tableau récapitulatif des conventions
2) GESTION DE LA FACTURATION
• Référent, chargé de la facturation, pour les questions relatives aux coopérations et relations internationales
• Coordinateur des actions de sécurisation sur la facturation : contrôles internes, processus de certification des comptes

3) GESTION BUDGETAIRE

En lien étroit avec l’attaché du secteur, il assure la bonne tenue des outils de reporting. Il construit avec l’AAH, les éléments de suivi et de justifications budgétaires et financières en vue de la consolidation budgétaire de l’EPRD. Il assure le suivi des financements reçus au titre des coopérations territoriales et internationales. Il est notamment en charge du suivi des fonds alloués et du reversement des tranches de crédits dans le cadre de financements extérieurs à toutes les étapes du processus budgétaire (prévision, réalisation, analyse des écarts…) :
• Gestion des crédits
• Gestion des recettes 
• Gestion des dépenses
• Production des bilans financiers (financements internationaux…)

4) EVALUATION, ENQUETES ET STATISTIQUES

Le chargé des étudiants médicaux contribue aux travaux à destination statistique, de benchmark ou de reporting conduits par l’AAH :

• Collecter, vérifier, commenter le cas échéant les informations destinées à alimenter des enquêtes à caractère ponctuel ou répétitif, initiées au plan national (Ministère, DGOS, conférence des DG de CHU, conférence des DCRI de CHU), ou au plan régional (ARS, conférence des DAM de Bretagne, etc),
• Requêter, traiter et analyser les données pour répondre aux diverses demandes en interne

5) ANALYSE DE GESTION 

En lien avec l’AAH, il participe à la collecte et la mise en forme de l’information sollicitée par le directeur des coopérations et des relations internationales (requêtes BO sur l’activité, les effectifs partagés, les mouvements de population, la démographie, les coûts,…)

Exigences du poste

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

Baccalauréat + 2

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)

Connaissance des applications bureautiques Excel et Word

Les modalités de coopérations hospitalières (à prévoir)

Les statuts des personnels médicaux français et à diplôme étranger

EXPERIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

Connaissances générales sur le code de la santé publique et le droit hospitalier
Connaissance des statuts et de la gestion du personnel médical (temps de travail, congés, absences, formation, activité privée, déontologie)
Connaissance générale de l’institution
Connaissance de l’applicatif de GRH : Agirh Noyau
Connaissance de l’applicatif de gestion budgétaire et financière : Magh2
Connaissance du module recettes Pastel de l’applicatif Convergence
Bonne appréhension du logiciel de requêtage Business Object Webi

QUALITES REQUISES

• Loyauté

• Rigueur et intégrité

• Organisation et anticipation

• Capacités de communication, d’écoute, de négociation

• Savoir travailler en équipe

• Qualités rédactionnelles et de synthèse

• Discrétion

• Esprit d’initiative

• Maitrise et appétence pour les outils informatiques

CONDITIONS D’EXERCICE

Poste à temps plein

Poste nécessitant une flexibilité horaire lors des périodes annuelles à l’activité plus prononcée (campagne/clôture budgétaire)

Catégorie B

Merci d'indiquer vos prétentions salariales et délais de Préavis